Interim Bestuurssecretaresse #KRTZ1802512 | KROOTZ Interim & ZZP

Interim Bestuurssecretaresse #KRTZ1802512

Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)

Gepubliceerd op 3 december 2020
Reageren tot 13 december 2020
Bekeken
Reacties Zichtbaar voor PRO
Locatie Amsterdam
Start datum Zo snel mogelijk
Aantal uur 32 uur, 36 uur
Soort contract ZZP inhuur contract, Payroll contract
Opleidingsniveau HBO
ZZP tarief € 40 per uur
Branche Overheid, Gemeente
Verlenging Ja

Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.

Opdracht omschrijving

Je functie als Bestuurssecretaresse:

Als Bestuurssecretaresse ben je – samen met je collega’s – verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Je beheert de agenda('s) en mailbox(en) en ontvangt bezoekers. Ook handel je eenvoudige correspondentie af en ondersteun je de collegeleden bij de archivering van hun stukken. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de wethouder. Aangezien bestuurders zelf veel buiten de deur zijn, communiceer je veel op afstand en online. Je werkt nauw samen met collega secretaresses, je zorgt met elkaar voor de continuïteit en je vervangt elkaar bij afwezigheid. Momenteel werken de medewerkers van gemeente vanuit huis.

We zijn op zoek naar een echte teamspeler die de samenwerking opzoekt zowel binnen het team als daarbuiten. Je bent flexibel, proactief en stressbestendig. De functie is voor 6 maanden.

Werkzaamheden:

– Zeer complex agendabeheer;
– Organiseren van vervoer voor bestuurder;
– Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail en post);
– Uitzetten van acties en bewaken voortgang van gemaakt afspraken;
– Voorbereiden van vergaderingen, vergaderstukken plaatsen in iBabs en archivering van stukken;
– Onderhouden van veel in- en externe contacten en eerste aanspreekpunt hierin;
– Vervangen van collega’s op bestuurssecretariaat.

Eisen waaraan je moet voldoen:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Ruime ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden op bestuurssecretariaat;
  • Volledige beheersing van het MS Office pakket;
  • Je bent een organisatietalent en hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Klantgericht, integer en gericht op samenwerking;
  • Affiniteit met en gevoel voor een bestuurlijk, politieke werkomgeving;
  • Zelfstandig, initiatiefrijk, stressbestendig;
  • Flexibel, discreet en collegiaal;
  • Affiniteit met digitalisering / digitale werkprocessen;
  • Kennis van de vergadertool iBabs
  • Beschikbaar per 1 januari 2021
  • Minimaal 32 en maximaal 36 uur verdeeld over 4 of 5 dagen
  • Op CV aantoonbare secretariële werkervaring op een bestuurssecretariaat van een gemeente van minimaal 5 jaar.

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.

Mail deze opdracht:
Deel deze opdracht:

Voor jou geselecteerde opdrachten

Locatie: Utrecht    Uiterste reactiedatum: 28 apr 2021    Expertise: Projectmanagement ondersteuner, Overig (Project management Ondersteuning)
Locatie: Amsterdam    Uiterste reactiedatum: 21 apr 2021    Expertise: Programmamanagement ondersteuner, Projectmanagement ondersteuner, Overig (Project management Ondersteuning)
Locatie: Deventer    Uiterste reactiedatum: 22 apr 2021    Expertise: Trainer, Coach, Overig (Training / Educatie / Coaching)
Locatie: Den Haag    Uiterste reactiedatum: 25 apr 2021    Expertise: JAVA developer, Backend developer, Full stack developer

Onze partners