Interim Ambtelijk secretaris / Secretaresse #KRTZ6532400

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Ambtelijk secretaris (24 uur) 

Locatie: Utrecht / Remote
Startdatum: 22 mei 2023
Einddatum: 22 november2023
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 24 uur
ZZP mogelijk: Ja

Sluitingsdatum: 8 mei 2023 om 08:00 uur

Binnen deze opdracht als Ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad op organisatorisch, uitvoerend vlak en ben je adviserend op processen. Bij deze opdracht zul je de ondernemingsraad (OR) ondersteunen en een tweetal commissies van de OR.
Jouw werkzaamheden zijn organisatorisch, uitvoerend en adviserend van aard en verricht je namens de OR. Hierbij is een belangrijk deel van de werkzaamheden het organiseren van vergaderingen van de OR en haar commissies. Denk daarbij aan het opstellen van vergaderschema’s, agenda’s, het reserveren van vergaderruimtes en het maken en uitwerken van een verslag van de overleggen met de voltallige OR. Andere taken binnen deze opdracht zijn:

• Je redigeert adviezen en instemmingen van de OR. 
• Ook draag je zorg voor de (financiële) administratie van de OR. 
• Je redigeert en verstuurt de inkomende en uitgaande formele correspondentie van de OR. 
• Je faciliteert de OR bij de organisatie van trainingen en bij (juridisch) advies. Daarbij toets je zo nodig of offertes en facturen van adviseurs voldoen aan de vereisten. 
• De organisatie van (tussentijdse) verkiezingen van de OR wordt ook door jou ondersteund.

Je bent in dit alles een belangrijk aanspreekpunt voor OR-leden, de bestuurder (de directie), vertegenwoordigers van bestuurder en externen. Ook stem je geregeld af met de experts Arbeidsverhoudingen en de andere ambtelijk secretarissen.

FUNCTIE EISEN – / WENSEN;

• Maximaal all-in uurtarief €66,- all-in (alles inclusief reiskosten, verblijfkosten en parkeerkosten, excl. BTW);
• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau of beschikt over een afgeronde en relevante mbo4 opleiding. 
• Je beschikt over relevante ervaring, zoals secretarieel werk, notuleren, het opstellen van agenda’s en structuur denken.
• Kennis van en ervaring met Outlook, Office 365 (waarvan MS Word, Sharepoint en MS Teams de belangrijkste zijn). 
• Je bent in verband met de vergaderdagen van de OR in ieder geval op dinsdagen beschikbaar en bij voorkeur op maandag en donderdag.
• Je hebt affiniteit met de medezeggenschap en bent in staat om effectief en efficiënt samen te werken met (vertegenwoordigers van) de directie. 
• Je kunt goed plannen en organiseren, bent zeer integer en hebt een dienstverlenende houding. 
• Een grote diversiteit aan onderwerpen schrikt jou niet af. Sterker nog: hier veer je van op en daardoor weet je onder druk goed te presteren. 
• Jij hebt een kritische blik, stelt de vraag achter de vraag en weet je standpunt over te brengen zonder die van anderen uit het oog te verliezen. 
• Jouw focus op de relatie combineer je met bereiken van doelen. Dit doe je met flair, waardoor je de relaties op constructieve wijze verbetert. 
• Van nature neem jij het initiatief, komt met pragmatische oplossingen en zorgt ervoor dat de voortgang erin zit. 

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.