Gemeentelijke Project ondersteuner #KRTZ5205825

Opdracht omschrijving

DE AFDELING
Onze afdeling Informatiemanagement wordt gevormd door informatiemanagers, security officers, informatie
architecten, projectmanagers en projectondersteuners / PMO-ers. De populatie van projectmanagers en
projectondersteuners is een mix van vast en ingehuurd personeel zodat we de bezetting snel kunnen aanpassen
aan de hoeveelheid werk. Momenteel zijn er zo’n 12 projectmanagers en 6 projectondersteuners.

DE PROJECTONDERSTEUNER / PMO-er:
Als projectondersteuner zorg je er samen met de projectmanager voor dat een project goed georganiseerd wordt
en tot een goed einde wordt gebracht. Sommige zaken pak je als projectondersteuner zelfstandig op, doch onder
verantwoordelijkheid van de projectmanager. De projecten bevinden zich op het terrein van het digitaliseren en
automatiseren van bedrijfsprocessen, waar het accent de ene keer meer op functionele aspecten ligt en bij een
ander project meer op de technisch inhoudelijke zaken.

OPDRACHT:
Voor deze tijdelijke opdracht zoeken wij een enthousiaste en gedreven projectondersteuner. Je kunt de werkzaamheden van PMO grofweg verdelen in de volgende taken:

Secretarieel, het ondersteunen van projectmanager met administratieve en secretariële taken:

• Inrichten en voeren van een projectadministratie;
• Notuleren van overleggen;
• Het organiseren van bijeenkomsten, bila’s, team meetings, etc.;
• Urenregistratie bijhouden.

Operationeel, het ondersteunen van projectmanager met projectbeheer(sing) taken:

• Bijwerken van (financiële) planning;
• Beheren van de integrale projectplanning (in gebruikte planningssoftware);
• Registreren en opstellen van actielijsten, issue- en risk logs, RFC’s (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen;
• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en
• procedures;
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers;
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën);
• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar projectleden en overige stakeholders;
• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers;
• Assisteren van projectmanager bij het structureren van projecten;
• Fungeren als vraagbaak.

Zelfstandig, PMO’er signaleert en lost zelfstandig taken op:

• Signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van
• voorstellen voor oplossingen;
• Opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking;
• Bijwerken resource planning en signaleren en adviseren van project manager bij project issues.

PROFIEL:

• Kennis en ervaring in meerdere gemeentelijke domeinen is een pré.
• Minimaal MBO opleiding
• Meerdere jaren ervaring als Project secretaris, Project ondersteuner / PMO

LOOPTIJD:

De initiële duur van de overeenkomst bedraagt 12 maanden, 36 uur per week per persoon, met optie tot
verlenging van maximaal 3 maal 12 maanden. 
De aanvangsdatum van de overeenkomst ligt naar huidig inzicht op 13 december 2021.