Directiesecretaris – Interim #KRTZ7166331

Opdracht omschrijving

Project

Voor de periode van medio aug 2022 tot 30 juni 2023 zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve directiesecretaris/afdelingssecretaris.

Opdrachtomschrijving

Als directiesecretaris adviseer en ondersteun je de directeur Informatievoorziening op strategisch en tactisch niveau. Je draagt zorg voor een adequate voorbereiding, verslaglegging en opvolging van besluiten die voortvloeien uit de diverse overleggen van de directeur . Je attendeert de directeur op bijzondere omstandigheden die zijn / haar aandacht vragen en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Deze signalerende functie vereist dat je een proactieve houding hebt.

Je zorgt er als directiesecretaris ook voor dat de benodigde sturingsinformatie tijdig aanwezig is. Ook draag je bij aan adequate besluitvorming door besluiten en stukken voor te bereiden voor het Managementteam Informatievoorziening. Het organiseren en het inhoudelijk ondersteunen van managementconferenties en directie- en programmadagen behoort eveneens tot jouw takenpakket. Kortom, als directiesecretaris ben je de ‘smeerolie’ in de organisatie en een solide sparringpartner voor de directeuren

Naast jouw rol als directiesecretaris voor de directeur ondersteun je ook het 2 afdelingshoofden, bijvoorbeeld door het organiseren en notuleren van (MT-)vergaderingen. Je zorgt dat afspraken worden nagekomen en acties worden opgevolgd. Maar net zo belangrijk is de inhoudelijke en afdelingsoverstijgend kant van jouw werk, waarbij je de voor deze afdeling benodigde verbinding binnen de onderdelen van de Nederlandse Arbeidsinspectie faciliteert. Je houdt bij welke ontwikkelingen relevant zijn voor de afdeling, organiseert kennisontwikkeling en kennisdeling (denk aan afdelingsbijeenkomsten). Ook ondersteun je de afdeling A&O met financiële overzichten en de financiële jaarcyclus (investeringsvoorstellen, verantwoordingsrapportages). Daarnaast ondersteun je het MT A&O bij de verschillende aanbestedings- en inkooptrajecten.. Een centrale rol dus, waar zowel je organisatorische kwaliteiten als je professionele nieuwsgierigheid alle ruimte krijgen. Als verbinder en informatiemakelaar kom je optimaal tot je recht.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

• Je denkt en werkt aantoonbaar op hbo-niveau. Dit blijkt uit je opleiding, je werkervaring of een af te nemen assessment.
• Je hebt aantoonbare kennis en ervaring heeft in de rol van directiesecretaris. 
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het adviseren van managers op strategisch en tactisch niveau. 
• Ervaring met het werken in dezelfde of vergelijkbare functies binnen de Rijksoverheid en in het bijzonder uitvoeringsorganisaties.
• • Je hebt uitgebreide ervaring met het notuleren van inhoudelijk complexe vergaderingen.
• • Je hebt een dienstverlenende/klantgerichte houding.
• • Je hebt een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• • Je bent energiek, samenwerkingsgericht en kunt goed plannen en organiseren.
• • Je hebt een sterk ontwikkeld analytisch vermogen.
• • Je hebt oog voor de omgeving waarin je opereert. Je weet wat er speelt en anticipeert daar proactief op.
• • Je kunt snel schakelen en werken onder tijdsdruk.
• • Je hebt affiniteit met het werkgebied van de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het vakgebied informatievoorziening en informatiehuishouding.