Directiesecretaresse (tijdelijk) – regio Dordrecht #KRTZ4634378

Opdracht omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Directiesecretaresse (32 – 40 uur) 

Locatie: omgeving Dordrecht
Startdatum: zsm
Einddatum: 31 maart 2024
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 32 – 40 uur
ZZP mogelijk: Nee
Projectdetachering mogelijk: Ja, (geef je salarisindicatie door: obv 40 u p/w)

Uiterste reactiedatum: 7 september 2023 om 16:00 uur

Wij zijn op zoek naar een Directiesecretaresse

Ben jij een proactieve probleemoplosser met uitstekende communicatieve vaardigheden? Heb jij oog voor detail en werk jij zeer nauwkeurig? Ben jij flexibel en kun je snel schakelen tussen verschillende taken en situaties? Heb je eerdere ervaring in een rol waarin je een Directie en of een Raad van Bestuur ondersteunde? Lees verder, want wellicht hebben wij de perfecte baan voor jou.

Als directiesecretaresse speel jij een cruciale rol om ervoor te zorgen dat de groepsdirectie zo efficiënt mogelijk kan werken. Jouw uitdaging is om zoveel mogelijk werklast op je te nemen en alle taken grondig voor te bereiden; je neemt graag werk uit handen, gevraagd en ongevraagd. Naast de dagelijkse coördinatie van de agenda en het afhandelen van correspondentie, vind je het leuk om veel verschillende andere taken uit te voeren. Zo organiseer jij tot in detail de zakenreizen, bereid je vergaderingen voor, maar vind je het ook niet erg om bij allerlei andere zaken te assisteren. Incidenteel kan het nodig zijn om te notuleren. Je rapporteert rechtstreeks aan een lid van de groepsdirectie en werkt nauw samen met twee collega’s. Samen vorm je het secretariaat van de groepsdirectie, dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de directieleden.

Wat ga je doen als directiesecretaresse van de groepsdirectie:

• Je beheert en plant optimaal de agenda, inclusief coördinatie van interne en externe vergaderingen en zakenreizen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle stakeholders, maar ook voor collega's en je voorziet iedereen van tijdige en juiste informatie;
• Je redigeert, controleert en bereidt bedrijfsdocumenten, presentaties en rapporten voor, waartoe uitstekende kennis van het Microsoft Office pakket benodigd is.
• Je beheert de agenda’s, tijd en mailboxen;
• Je organiseert evenementen van A tot Z;
• Je handelt allerlei administratieve stromen af.

FUNCTIE EISEN- EN WENSEN:

Wat breng je mee?

Als directiesecretaresse moet je een organisatorische ‘krachtpatser’ zijn. Hoe druk of hectisch het ook wordt, jij blijft rustig en houdt altijd in de gaten wat er speelt. Je nauwkeurigheid is ongeëvenaard en je neemt de tijd om alles dubbel te controleren. Jouw persoonlijkheid past goed bij de bedrijfscultuur, die te typeren is als no-nonsense en resultaatgericht. Je weet gemakkelijk interne en externe contacten te leggen en te onderhouden. Je bent organisatiegevoelig en hebt oog voor detail. Je begrijpt als geen ander de gevoeligheden van het bestuurlijke en weet hiermee om te gaan. Je bent een teamspeler en samen met je collega’s zorg je voor rust en stabiliteit in een vaak hectische omgeving.

Verder:

• Minimaal mbo werk-en denkniveau;
• Enige jaren relevante werkervaring als secretaresse op directieniveau binnen grote organisaties;
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal;
• Proactief, flexibel en een teamspeler.

Extra Informatie

Vanwege de aard van de functie is aanwezigheid op kantoor essentieel, maar in overleg met je team kun je incidenteel thuiswerken en is er dus de nodige flexibiliteit.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie obv 40 u p/w.