Bestuurssecretaresse (m/v) – regio Utrecht #KRTZ6366017

Opdracht omschrijving

Inhuuropdracht:

Opdracht: Bestuurssecretaresse (M/V) 

Locatie: regio Utrecht
Startdatum: z.sm.
Einddatum: 1 sept 2023
Optie op verlenging: ja, 6 maanden max.
Uren per week: 32 
Hybride werken mogelijk: Ja, in overleg 
 

Reageren tot donderdag 6 juni om 15.00u.

Opdracht

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste professional die gedreven is om ondersteuning te bieden aan onze wethouders en directieleden. In deze uitdagende rol ben jij verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van diverse activiteiten, gebaseerd op de e-mails en agenda's van onze bestuurders. Je zorgt ervoor dat hun dag van begin tot eind vlekkeloos verloopt.

Je hebt een belangrijke rol in het beheren van complexe agenda's. Dit betekent niet alleen het plannen van afspraken, maar ook het regelen van alle benodigde faciliteiten. Vanuit jouw proactieve aanpak ben je in staat om verbanden te leggen tussen de ontvangen e-mails en de agenda, en hier adequaat op te reageren.

Daarnaast behandel je zelfstandig de e-mails van de wethouders en directieleden. Je weet hierbij de juiste informatie te verstrekken of door te verwijzen, waarbij je kritisch kunt beoordelen hoe verzoeken moeten worden afgehandeld.

Je bent een betrouwbare adviseur en biedt praktische ondersteuning aan het college bij de voorbereiding van ontvangsten en andere representatieve aangelegenheden. Als eerste aanspreekpunt ben je het visitekaartje van onze organisatie, zowel intern als extern.

Het schrijven van persberichten en speeches behoort tot jouw takenpakket. Je hebt een vlotte pen en weet de boodschap op een overtuigende en effectieve manier over te brengen.

Bij afwezigheid van collega's van het team BDS neem jij hun taken waar, zodat de werkzaamheden altijd door kunnen gaan. Daarnaast ondersteun je bij het proces rondom directie- en collegevergaderingen.

Naast deze taken ben je flexibel en bereid om diverse secretariële en representatieve werkzaamheden op te pakken. Je bent medeverantwoordelijk voor de uitvoering van kabinetszaken, waarbij je een professionele en gestructureerde aanpak hanteert.

Kortom, deze functie biedt jou de kans om een belangrijke rol te vervullen binnen onze organisatie, waarbij je de wethouders en directieleden ondersteunt op diverse vlakken. Je krijgt de mogelijkheid om je organisatorische en communicatieve vaardigheden verder te ontwikkelen en een waardevolle bijdrage te leveren aan de succesvolle werking van ons bestuur.

FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs /directiesecretaresse;
2.  Een afgeronde mbo opleiding, liefst in richting secretaresse/management;

3. Werkervaring in de afgelopen 8 jaar als bestuurs /directiesecretaresse;
4. Werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling;
 

Competenties
Jij bent zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een politiek / bestuurlijke omgeving. Hierdoor ben je snel zelf startend! Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je ook goed de verbinding met het team te vinden. Jij hebt organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving.

Jij kan goed prioriteren en met jouw servicegerichte houding ben jij pas tevreden als de klant dat is!

• Meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied
• Recente werkervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift
• Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel

N.B: het betreft hier een schaal 8 functie.

Competenties
Daadkrachtig, proactief, service- en dienstverlenend, communicatief sterk.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie obv 40 uur per week.