DIV Medewerker (tijdelijk) #KRTZ4807974

Opdracht omschrijving

Bij het team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) zal je intensief samenwerken met je andere 7 collega’s. De vacature bedraagt 24 uur per week voor de duur van 4 maanden.

Hierbij zijn de meest voorkomende werkzaamheden:
•    Het aanmaken van zaakgerichte registraties van inkomende, interne en uitgaande documenten
•    Het scannen van inkomende, interne en uitgaande documenten
•    Het inlezen van e-mails in het DMS Corsa
•    Werkzaamheden m.b.t. 'de nieuwe rol van DIV' het consulentschap
•    Voorbereidende werkzaamheden m.b.t .de uitvoering van de bewaring en vernietiging van digitale dossiers
•    Het bewaken van de kwaliteit van alle voorkomende registraties
•    Het bewaken van de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie/ gegevens/ zaken/ dossiers, zowel papier als digitaal
•    Het verzorgen van een goede inrichting van het archief, zowel papier als digitaal, conform wet- en regelgeving 
•    Het uitvoeren van kwaliteitscontroles op o.a. scans en metadata. In de toekomst ook op vervanging
•    Het beheren van de mailbox InfoDIV
•    Het verstrekken van informatie aan gebruikers over het beheer van het archief, zaken en dossiers
•    Het uitvoeren van de uitleen van dossiers
•    Het verzorgen van de uitgaande post
•    Waar nodig het verzorgen van ontvangstbevestigingen

Eisen:

De kandidaat die wij zoeken:

Als medewerker DIV werk je mee aan een kwalitatieve en correcte registratie en archivering van inkomende, interne en uitgaande documenten.
Met jouw dienstverlenende instelling help jij je collega’s op de afdelingen met alle plezier wanneer zij een vraag hebben. Wanneer jij signaleert dat het zaaksysteem beter ingericht kan worden, speel jij daar proactief op in.

Herken jij jezelf in bovenstaande beschrijving en beschik je over de volgende aantoonbare werkervaring en competenties? Dan ben jij onze nieuwe collega!

•    Enkele jaren werkervaring bij een gemeentelijke organisatie in een soortgelijke DIV functie is een vereiste.

Dat geldt ook voor ervaring met en kennis van   
•    Digitaal zaakgericht werken met bijvoorbeeld een DMS systeem als Corsa en zaaksysteem Liber.
•    Je beschikt over MBO werk- en denkniveau
•    Een relevante opleiding zoals SOD 1, SOD 2 of LARM is een pré
•    Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden en je bent inhoudelijk op de hoogte van het digitaal zaakgericht werken
•    Als medewerker DIV werk jij nauwkeurig, ben jij oplettend en signaleer jij proactief wanneer zaken fout dreigen te gaan
•    Je bent flexibel en hebt een dienstverlenende instelling en je kunt op ieder niveau onze ‘DIV’-boodschap overbrengen
•    Je stemt je communicatie af op je klant, waarbij je indien nodig proactief te werk gaat
•    Je werkt met dagelijkse deadlines (verwerken van poststukken)

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of eventuele belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.