Coördinerend programma secretaris #KRTZ7602090

Opdracht omschrijving

Inhuuropdracht:

Coördinerend programma secretaris (20-24 uur)

Startdatum: jan 2022 tot initieel juni 2022 (incl. verlenging tot 31-12-2022)

De Programma Secretaris is de verbindende schakel tussen de werkgroepen en de programma. De werkgroepen wordt voorgezeten door twee vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven. Het is belangrijk dat de werkgroep zorg draagt verbinding met deze pluriforme achterban en dat deze zich ook vertegenwoordigd voelt door de werkgroep.

De Programma Secretaris valt onder hierarchische aansturing van de programmadirecteur. De secretaris heeft als primaire taak de processen binnen de werkgroepen te faciliteren en waar nodig vlot te trekken. Hieronder wordt verstaan dat de secretaris:

• zorg draagt voor een goede verbinding tussen de werkgroepen en het programma als geheel. Hij/zij neemt deel aan de overleggen met de secretarissen van de andere werkgroepen en levert vanuit zijn expertise binnen de werkgroep bedrijfsleven eerste input op diverse producten die door andere werkgroepen in concept worden opgeleverd.
• De voortgang van de opdracht monitort en samen met de voorzitter aanjaagt. De secretaris doet dit door de benodigde stappen binnen de werkgroepen voor te bereiden (o.a. bijeenkomsten organiseren, vooroverleggen te houden etc.).
• Een spin-in-het-web-functie richting de werkgroep leden, de voorzitters van de werkgroep en de secretarissen van de andere werkgroepen vervult. Concreet zorgt de secretaris ervoor dat dilemma’s, problemen en stukken die relevant zijn voor de werkgroep bedrijfsleven op de juiste tafels terechtkomen en besproken worden.
• Issues binnen de werkgroepen adresseren en pro-actief komt met oplossingen om voortgang te behouden en resultaat te boeken en waar nodig escaleert naar de programmadirecteur. De secretaris denkt dus wel actief mee over het hoe en het wat, voelt zich verantwoordelijk maar is daar uiteindelijk niet verantwoordelijk voor.
• Binnen de werkgroepen de penvoerder is voor de op te leveren producten. Dit gebeurt in nauwe afstemming met de voorzitters van de werkgroep.
• De reguliere secretaristaken uitvoert, zoals het versturen van agenda’s en het maken van het verslag.
• Zorg dragen voor de noodzakelijke beleidsinhoudelijke input.
• De secretaris borgt dat de inbreng van de stakeholders uit het bedrijfsleven meegenomen wordt in de discussies.
• De voorzitters van de werkgroepen faciliteren. 

Functie eisen

• Aantoonbaar HBO werk en denkniveau
• Ervaring binnen soortgelijke functie
• 3 jaar ervaring binnen grote complexe organisatie of projectstuctuur
• 3 jaar ervaring met projectmatig werken
• 3 jaar ervaring met stakeholder management
• Ervaring met participatie
• Ervaring binnen lobbygroepen
• Ervaring binnen overheid
• Ervaring met aansturen van werkgroepen
• Ervaring met begeleiden van bijeenkomsten
• Ervaring met opstellen van management informatie en rapportage