Secretaresse Gemeentebestuur

Secretaresse Gemeentebestuur

  • Publicatie datum:9 november 2018
  • Aantal keer bekeken 386
0 Reacties
  • Start datum 26-11-2018
    Eind datum 26-01-2019
Opdracht omschrijving
Team agendering en bestuurssecretariaat 
Door het vertrek van een collega binnen Agendering en Bestuurssecretariaat is per direct invulling nodig. Je werkt samen met nog een secretaresse voor het college van Burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Bij Agendering en Bestuurssecretariaat werken in totaal 4 medewerkers. De andere twee collega’s houden zich voornamelijk bezig met de agendering van stukken voor het college van B&W, commissies en gemeenteraad.
Opdracht
Je functie als Secretaresse Gemeentebestuur is veelzijdig en boeiend. Naast het beheren van de agenda’s voor Burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris, behandel je de post voor deze personen (signaleren, afdoen, archiveren, etc.). Je verzorgt de correspondentie, je bent eerste aanspreekpunt voor bestuurders en externen die bestuurders willen spreken. Je werkt tekstverwerkingsopdrachten uit en bereidt vergaderingen voor. Andere taken zijn: bezoekers ontvangen, bijeenkomsten regelen en het bijhouden van de declaraties van bestuurders. Je werkzaamheden kabinetszaken bestaan uit onder andere uit het behandelen van aanvragen voor gemeentelijke onderscheidingen, informeren en overleggen met betrokkenen, opstellen van advies, organiseren van de uitreiking van onderscheidingen en terugkerende bijeenkomsten zoals de lokale Veteranen dag en de 4 mei herdenking. Je vervangt bij calamiteiten de collega’s die de agendering van vergaderingen B&W, commissies en raad verzorgen.
Eisen
1. Minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse/bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeente;
2. Minimaal afgeronde MBO opleiding in de richting van (directie)secretaresse of management assistent.