Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Projectmanagement ondersteuning > Project secretaris, Projectmanagement ondersteuning > Projectmanagement ondersteuner, Projectmanagement ondersteuning > Overig (Project management Ondersteuning)
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
Naast de projectleider en de projectsecretaris speelt het projectbureau een centrale rol op het gebied van projectbeheersing – het geheel van activiteiten om het opstarten, uitvoeren en afsluiten van projecten op een beheerste manier te laten verlopen. Het projectbureau bestaat uit een team van secretarissen en zorgt o.a. voor:
- registratie en monitoring van projecten
- logistiek en archivering van projectovereenkomsten
- ontwikkeling en beheer van tools voor projectbeheersing
- projectsupport voor startende projecten
- projectsupport voor kleinschalige projecten
Voor het beheer van de kleine projecten binnen het projectbureau zelf zijn we op zoek naar een ervaren projectsecretaris.
Projectsupport
Voor met name support voor kleinschalige projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris. Het betreft een rol waarbij je niet direct bij de projecten zelf zit maar de support vanuit het team van het projectbureau oppakt. Gemiddeld zal je zo’n 15-20 projecten tegelijk administratief ondersteunen. (Administratief: met name op het vlak van budgetbeheer)
Projectsupport voor kleinschalige projecten
Voor kleinschalige projecten kan het projectbureau – in vervolg op de opstartfase – ook het projectsupport in de uitvoeringsfase verzorgen. Denk hierbij aan:
- beheer van de projectovereenkomst, incl. vastlegging wijzigingen
- beheren projectfinanciën, inclusief budgetbewaking en financiële jaarafsluiting
- begeleiden van inkooptrajecten, incl. beheer van inkoopovereenkomsten
- toezicht op urenregistratie
- opleveren van (financiële) rapportages
- archiveren van projectinformatie
Projectsupport voor startende projecten
Het projectbureau zorgt voor ondersteuning van projecten in de offertefase. En als er bij gunning van de opdracht nog geen projectsecretaris beschikbaar is, faciliteert het projectbureau ook de startfase. Denk hierbij aan:
- opstellen van de projectovereenkomst
- opzetten van de (financiële) projectadministratie
- opstarten van inkooptrajecten
Wat zoeken we?
We zoekenden ervaren projectsecretaris / PMO-er op operationeel niveau en ervaring heeft met leveren van support voor meerdere projecten tegelijk. En die zich staande weet te houden in een dynamische en veeleisende multi-projectomgeving. Omdat je snel inzetbaar moet zijn zoeken we iemand met veel (financiële) ervaring. Zoals eerder aangegeven is je betrokkenheid meer administratief dan inhoudelijk. (We zoeken dus ook geen inhoudelijke secretarissen)
Als secretaris heb je meerdere projecten in je portefeuille. Daarmee ben je dan ook voor meerdere projectleiders het aanspreekpunt. En deze projectleiders zullen soms tegelijkertijd iets van jou verwachten. Overzicht houden en stressbestendig zijn, zijn dus belangrijke eigenschappen.
Als secretaris bewaak je ook de gestelde richtlijnen en processen. Richting de projectleiders zal je sterk in je schoenen moeten staan om dat vast te houden, maar tegelijkertijd moet je ook flexibel blijven om daar waar nodig mee te bewegen, en na te blijven denken over de werkprocessen.
Tevens ben je als secretaris de verbindende schakel tussen het project en stafafdelingen als Inkoop, Financiën, Control, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. Met deze afdelingen vindt veel afstemming plaats in het kader van de bedrijfsvoering binnen je projecten.
Eisen waaraan je moet voldoen
- Ten minste HBO werk/denk niveau;
- Ten minste 3 jaar werkervaring in de rol van projectsecretaris / PMO-er (of vergelijkbare rol) en dan met name op uitvoerend / operationeel vlak met meerdere projecten tegelijk;
- Ervaring met (project) financieel (budget) beheer;
- Beschikbaar per z.s.m.
Gewenste ervaring
- Relevante (HBO) opleiding;
- Recente werkervaring in de rol van projectsecretaris (of vergelijkbaar) (niet als inhoudelijke secretaris maar op uitvoerend vlak m.b.t. financiën en inkoop);
- Recente ervaring met support leveren voor meerdere projecten tegelijk;
- Aantoonbare (recente) ervaring met beheer projectfinanciën (uitvoerend);
- Aantoonbare (recente) ervaring met begeleiden van inkoopprocessen (uitvoerend).
Deze opdracht kan enkel op payroll basis worden vervuld. Ook zzp'ers mogen reageren, enkel zal tarief naar tijdelijk payroll contract worden aangeboden.
