Programma- Projectsecretaris #KRTZ

Opdracht informatie

Gepubliceerd op 6 april 2018
Reageren tot 13 november 4800
Bekeken
Reacties Zichtbaar voor PRO
Locatie Nederland
Start datum 16 april 2018
Eind datum 20 oktober 2018
Opleidingsniveau HBO, Universitair | WO
Ervaringsniveau Medior, Senior
Branche Overheid
Verlenging Onbekend

Opdracht omschrijving

Functiebeschrijving

Context programma implementatie IWMS

Binnen de organisatie wordt momenteel gebruik gemaakt van Planon als applicatie voor de ondersteuning van de facilitaire dienstverlening. De gebruikte versie van Planon verouderd en het huidige contract in de eindfase. Volgens eerdere afspraken zou de organisatie in 2017 gaan starten met een aanbesteding voor een Facilitair Management Informatie Systeem. 

Deze aanbesteding betreft de aanschaf van een Integrated Workplace Management System (IWMS), voor beide diensten. Uitgangspunt hierbij is een aparte installatie en implementatie. Er wordt beoogd om tot een gezamenlijke architectuuroplossing te komen om voor de langere termijn kosteneffectieve wijze te kunnen werken. Op dit moment is de aanbesteding in de afrondende fase. Vooruitlopend op de definitieve gunning van één van de leveranciers en inzicht in de betreffende applicatie, heeft de organisatie besloten een programma te starten voor de implementatie. Het programma valt onder de verantwoordelijkheid van de manager bedrijfsvoering als opdrachtgever. De programmamanager implementatie en programma/projectsecretaris werken nauw samen met de afdeling informatievoorziening en beheer (in het bijzonder het afdelingshoofd in zijn rol als productowner) en het scrumteam waarin ook de leverancier in vertegenwoordigd zal zijn.

Voor het programma Implementatie IWMS zoeken wij een ervaren programma/projectsecretaris:

In deze rol ontzorg en ondersteun je het programmamanager (PM) in de oplevering van (besluitvormende en informerende) documenten ten behoeve van het (deel)project, het

programma en organisatie-breed indien er een breder raakvlak is binnen de organisatie. Je bent in staat in een hectische omgeving, op basis van (een veelheid aan) gegeven informatie prioriteiten te stellen, overzicht te houden en zelfstandig nota’s uit te werken en zo aan de gevraagde deliverables bij te dragen. Je bent bijzonder competent in schriftelijke communicatie en rapporteren en kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden. Daarnaast heb je een kritisch oog voor de beste wijze om dit te presenteren.

Tevens ben je als secretaris van de Stuurgroep Implementatie IWMS en het programmaberaad verantwoordelijk voor de organisatie, voorbereiding & verslaglegging m.b.t. deze gremia. Het is hierbij van belang dat je gevoel hebt voor politiek bestuurlijke verhoudingen en dit in je verwoording kunt meenemen. Je bent in staat helder, inzichtelijk te schrijven voor een verscheidenheid aan doelgroepen op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau. Ook ondersteun je de productowner IWMS van de bij de uitvoering van zijn werkzaamheden: onderhouden van de product backlog, overleg met het scrumteam en eerste aanspreekpunt voor de stakeholders. Daarnaast is het van belang dat je de programmamanager pro-actief ondersteunt bij het opstellen van planningen, rapportages, financiële overzichten en kwaliteitscontroles. Ook heb je een signalerende rol tussen omgeving en project met als doel informatie optimaal in te zetten om de project- en programmadoelstellingen te halen. Je bent als persoon als backbone aanwezig, maar profileert je niet op de voorgrond.

Bijbehorende taken zijn onder andere:

  • Schrijven van projectplannen (zoals PVA’s)
  • Ervaring met het schrijven van besluitvormingsnota’s, memo’s.
  • Ervaring met Agile/scrum werken
  • Ervaring met het opzetten en beoordelen en regie voeren op de voortgang van risico- en issuelogs.
  • Voeren van regie op de voorbereiding, agendavorming en verslaglegging van de diverse project overleggen.

Kennis en ervaring

  • Academisch werk- en denkniveau
  • Meerjarige werkervaring als projectsecretaris, bij voorkeur in een IT-project
  • Uitstekende kennis van Excel, Powerpoint en Word
  • Kennis en ervaring met Agile/scrum werken is een pré.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden: zowel mondeling als schriftelijk
  • Kan in multidisciplinair verband goed samenwerken

Competenties

De volgende competenties uit het Functiegebouw Rijk zijn van toepassing:

  • Organisatiesensitiviteit
  • Analyseren
  • Overtuigingskracht
  • Netwerken
  • Omgevingsbewustzijn
  • Plannen en organiseren
  • Omgaan met werkdruk
  • Resultaat/doelgericht
Mail deze opdracht:
Deel deze opdracht:

Voor jou geselecteerde opdrachten

    Uiterste reactiedatum: 28 jan 2021
Locatie: Enschede    Uiterste reactiedatum: 29 jan 2021    Expertise: Docent
Locatie: Hilversum    Uiterste reactiedatum: 28 jan 2021
    Uiterste reactiedatum: 31 jan 2021

Onze partners