Interim Servicedesk medewerker | Contactcentrum #KRTZ4190316

Opdracht omschrijving

Contact is de centrale ‘ontvangsthal’. Wij breiden steeds onze dienstverlening uit. Je krijgt vragen die je volgens een vastgesteld proces kunt afhandelen. Maar je krijgt ook te maken met nieuwe werkzaamheden, uitzonderingen en specifieke inkoopvragen. Hier moet je altijd alert op zijn. Je bent geregeld in gesprek met je collega’s (maar ook daarbuiten) om antwoorden te krijgen. In deze functie ben je de spin in het web. Dit maakt de functie afwisselend en uitdagend. 

Omdat Contact bereikbaar moet zijn van 08.00 – 17.00 dien je n ieder geval deze uren te werken. Daarnaast is het vanwege de teamsamenstelling belangrijk dat je in ieder geval werkt op maandag, woensdag en vrijdag. Overige dagen zijn in overleg mogelijk.

Functieomschrijving
Wil jij werken in een dynamische omgeving, in een hecht team en vind je het leuk om klanten, collega’s, leveranciers en andere stakeholders te woord te staan? Dan kan dit de functie voor jou zijn! 

De medewerker Contact heeft onder meer de volgende taken:
 Fungeert als eerste (centrale) aanspreekpunt voor collega’s, klanten, leveranciers en overige stakeholders door:
– Het beantwoorden van algemene (inkoop)vragen per telefoon en e-mail;
– Het doorzetten van specifieke (inkoop)vragen naar afdeling/team. 
 Geeft administratieve en logistieke inkoopondersteuning door:
– Het ontvangen van meldingen uit de verschillende systemen (o.a. centrale postbus);
– Het toetsen van aanvragen betreffende juistheid, tijdigheid en volledigheid;
– Het verwerken van meldingen/aanvragen uit o.a. centrale postbus;
– Het zorgdragen voor de 1e toewijzing van de meldingen/aanvragen;
– Het registreren van de meldingen/aanvragen in een registratiesysteem;
– Het registreren van de inkoopadviseur die toegewezen aanvraag in behandeling heeft;
 – Het invoeren en bijhouden van gegevens in geautomatiseerde systemen (bijvoorbeeld management informatie systeem en inkoopsysteem).
 Verzorgt het functioneel beheer van primaire inkoopapplicaties
 Adviseert en ondersteunt de coördinator van Contact bij proces- en systeemgebruik door:
– Het zich op de hoogte houden van veranderingen in proces- en systeemgebruik;
– Het signaleren en doen van verbetervoorstellen over proces- en systeemgebruik.

Eisen
• HBO werk- en denkniveau;
• Kennis van inkoopprocessen;
• Affiniteit met ontwikkelingen op het gebied van technologie;
• Ervaring met implementatie van systemen is een pré;
• Kennis van de Overheidsinkoop procedures
• Ervaring met gebruikersondersteuning en meldingenregistratie;
• Aantoonbare ervaring met werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Stressbestendig (meldingen afhandelen, telefoon tussendoor, incidenten);
• Geduldig met gebruikers;
• Teamspeler (vragen stellen, terugkoppelen, sparren);
• Analytisch;
• In staat goed prioriteiten te bepalen (volgorde afhandeling meldingen);
• Accuraat/secuur (administratie meldingen, beheer bedrijfsinformatie);
• Klantgericht en omgevingsbewust;
• Oplossingsgericht denken
– Je beschikt over minimaal 2 jaar ervaring met administratief werk.
– Je bent bereid om dagelijks aan de telefoon te zitten en gebruikersvragen te beantwoorden.
– Je beschikt over minimaal 2 jaar ervaring met Functioneel Beheer.
– Je beschikt over minimaal 3 jaar recente en relevante werkervaring op een Servicedesk.