Interim Projectsecretaris #KRTZ3341278

Opdracht omschrijving

Wat ga je doen?
Als projectsecretaris geef je vooral structuur aan de projecten: Je zorgt voor de inhoudelijke ondersteuning bij verschillende dynamisch vraagstukken in Schieveste en omgeving. Schieveste is een project met vele aspecten: vergunningen, juridische procedures, (vastgoed)overeenkomsten, aanbestedingen, civiele aspecten, communicatie, samenwerking met afdelingen, samenwerking met ProRail, NS en RET, bouwen langs het spoor, onderdoorgang onder de sporen door, aanbestedingen etc.

De projectsecretaris heeft als belangrijke taak het inhoudelijk en organisatorisch ondersteunen en adviseren van de projectmanager Schieveste. De projectsecretaris vormt samen met de projectmanager Bouw en Civiel, Integraal ontwerpleider Onderdoorgang, de projectdirecteur en de verschillende interne en externe (beleids)adviseurs het gemeentelijke Schieveste-team.

Van de projectsecretaris wordt verwacht dat hij/zij de informatiestromen coördineert, het projectdossier op orde is, dat de risico’s in kaart blijven en adequaat worden geadresseerd, dat de projectbegroting klopt en dat alle deadlines worden gehaald. Hij/zij notuleert en voert het secretariaat ten behoeve van verschillende interne en externe werkgroepen en vraagstukken. Hij/zij bouwt en onderhoudt een relatienetwerk met alle stakeholders, bepaalt agenda-inhoud, budgetteert en organiseert zelfstandig deelopdrachten. Het is een voorwaarde dat hij/zij (spoor)technisch en/of planologisch onderlegd is. De projectsecretaris vervult een actieve ondersteunende rol in de overleggen en zal tevens (spoor)technisch voorzitter zijn van enkele overleggen. In principe is de projectsecretaris de rechterhand van de projectmanager. Ook wordt hem/haar gevraagd om zelfstandig onderzoek te doen naar specifieke spoorse en vastgoedonderwerpen/problemen rondom Schieveste en omgeving en fungeert hij/zij als vraagbaak voor samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken professionals.

Je zult vooral werken aan de projecten de Onderdoorgang Boerhaave, bouwen langs het spoor,  civieltechnische opgaves behorende bij Schieveste en omgeving, communicatie met de Spoorse partijen en veiligheidsregio, ingenieurs-, architecten en stedenbouwkundige bureaus.

De uitvraag richt zich op de periode van 12 maanden, voor circa 16 uur per week. Deze zijn flexibel in te plannen. Verlenging is mogelijk voor de duur van 1 jaar.

Beschik jij over deze competenties?

• Resultaat- en oplossingsgericht;
• Zelfstandigheid;
• Planmatig en organisatorisch;
• Proactief;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Stressbestendig;
• Overzicht houden en schakelen tussen publiek en privaat en diverse disciplines koppelen tussen projecten;
• Flexibel;
• Kan onder hoge druk en met strakke deadlines werken;
• Assertief.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Het ondersteunen en adviseren van de projectmanager Schieveste.
• Het ondersteunen en adviseren van de Integraal ontwerpleider Onderdoorgang.
• Het ondersteunen en adviseren van de projectmanager Civiel;
• Het voorbereiden en maken van verschillende overleggen zowel intern als extern (agenda-inhoud bepalen en opstellen, relevante documenten verzamelen, acties bewaken en coördineren, notuleren, etc.);
• Het vervullen van een actieve ondersteunende of soms leidende rol in de overleggen;
• Het beheren van de projectarchieven en het coördineren de informatiestromen.
• Organiseert zelfstandig inhoudelijke deelopdrachten zoals vastgoedanalyse, civiele onderzoeken, uitvragen, aanbestedingen, processen spoorse partijen etc.
• Voert administratieve en financiële werkzaamheden uit;
• Fungeert als vraagbaak voor samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken project, is de spin in het web;
• Bijdrage leveren aan opstellen projectdocumenten, stakeholders analyse, vastgoedanalyse en -rapportages
• Inplannen en coördineren van onderzoeken, uitvoering en controle van onderzoeken en het tijdige aanleveren van rapportages

Functie eisen/wensen:

• Je hebt een diploma op academisch niveau;
• Je bent civiel en/of planologisch onderlegd;
• Je hebt enkele jaren kennis opgedaan in een vergelijkbare rol bij grootschalige civiele en vastgoed (woningbouw)projecten;
• Je hebt ervaring met samenwerken in multidisciplinair gemeentelijke projecten;
• Je bent bekend met Projectmatig/Agile werken;
• Je beschikt over kennis van processen binnen een gemeente;
• Je hebt ervaring met samenwerking met marktpartijen en spoorse partijen (NS, ProRail, RET) en veiligheidsregio, ingenieurs-, architecten en stedenbouwkundige bureaus

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie/uurtarief