Interim Projectassistent | Projectsecretaresse #KRTZ7855166

Opdracht omschrijving

Note: Niet op alle opdrachten is het gewenst dat ZZP'ers worden voorgesteld, zo ook op deze opdracht. ZZP’ers kunnen wel reageren. ZZP tarieven wordt omgerekend naar payroll contract. Vraag naar de mogelijkheden zie contactpagina voor meer informatie. 

Een projectassistent heeft 3 belangrijke rollen;
– administratief
– secretarieel
– beleidsmatig

Projectondersteuning:
De projectassistent ondersteunt de projectleider bij de dagelijkse werkzaamheden van het project. De projectassistent werkt zelfstandig en is pro-actief in de hieronder genoemde werkzaamheden.
De projectassistent is in staat de werkzaamheden zelfstandig te plannen, organiseren en bewaken.

Projectcommunicatie:

• Maakt in overleg met PM afspraken en beheert de agenda van de PM
• Beantwoordt vragen tijdig, zoals raadsvragen
• Weet wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is
• Maakt verslagen van de overleggen en zorgt voor de verslaglegging (qua optijd aanleveren)
• Maakt begeleidend schrijven en korte notities, adviesnota’s en brieven in overleg met PM
• Zorg in overleg met de PM voor externe communicatie
• Organiseert workshops, bijeenkomsten etc.

Projectplanner:
* Helpt de PM met het opstellen en proactief bewaken van de in- of extern te leveren producten
    en activiteiten
* Stelt op basis van het projectplan de planning op
* Bewaakt de planning pro-actief
* Stelt in overleg met de PM een schema op wie welke wijzigingen in de planning kan aanbrengen
* De PM of projectgroeplid voert de planningsactiviteiten uit

Projectoverleg:

• Nodigt (in overleg met PM) voor elk overleg de juiste personen uit
• Bespreekt een locatie voor het overleg
• Draagt zorg voor de benodigde faciliteiten
• Verstuurt de stukken aan alle deelnemers
• Stelt samen met de PM een agenda op
• Verdeelt het verslag tijdig onder de betrokkenen
• Spreekt deelnemers aan op het nakomen van afspraken en signaleert afwijkingen
• Bewaken en signaleren van de voortgang van de planningen

Projectbeheer = dossierbeheer:

• Spin in het web van informatiestromen
• Bewaakt de archivering en dossiervorming, zowel digitaal als hardcopy
• Is in staat alle verzoeken om projectinformatie efficiënt af te handelen
• Zet archief op en beheert dit archief doelmatig

Projectfinanciën:

• Draagt zorg voor de financiële administratie
• Beheert de facturering
• Stelt de conceptopdrachten op in overleg met de PM

Eisen waaraan je moet voldoen:

• minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau
• minimaal 5 jaar werkervaring als project assistent, projectsecretaresse of een soortgelijke secretariële, ondersteunende functie, in de afgelopen 8 jaar
• werkervaring als project assistent, projectsecretaresse of een soortgelijke secretariële, ondersteunende functie bij de overheid (gemeente etc)

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.