Interim Projectasisistent / Secretaresse #KRTZ0554689

Opdracht omschrijving

Omschrijving

Inhuur opdracht / Tijdelijke opdracht:

Opdracht: Projectasisistent / Secretaresse (20 uur) 

Locatie: omgeving Roosendaal
Startdatum: 1 mei 2023
Einddatum: 1 mei 2024
Optie op verlenging: ja
Uren per week: 20 uur
ZZP mogelijk: Nee (payroll)

Sluitingsdatum: 13 april 2023 om 12:00 uur

Voor het team Regie & Verbinding zijn wij voor de duur van een jaar op zoek naar een Projectassistent voor 20 uur per week

Ben jij iemand die enthousiast wordt van het ontzorgen en ondersteunen van de projectleiders in de projectadministratie? En draai jij je hand niet om voor het efficiënt notuleren van de vergaderingen? Dan is deze functie wat voor jou!

Wat ga je doen?
In jouw functie van project assistent verzorg je de projectadministratie en lever je ondersteuning bij voortgangsrapportages. Ook ondersteun je bij alle beheeraspecten, waaronder de planning en financiële administratie. Je bereidt de vergaderingen zowel organisatorisch als inhoudelijk voor zodat deze soepel verlopen. Denk hierbij ook aan het verzamelen van vergaderstukken opstellen van agenda, notuleren bij vergaderingen en zorgen voor verslaglegging. Het bijhouden van de actie- en besluitenlijst en bewaken van de voortgang en afhandeling zit ook in dit pakket. Het kan zijn dat je de projectleiders ondersteunt op onderdelen zoals bijvoorbeeld het uitwerken van resultaten van bijeenkomsten.

Je beheert de agenda van de projectleiders en plant afspraken waarbij je in staat bent de juiste prioriteiten te stellen. Hierbij ben je aanspreekpunt voor anderen over zowel de beschikbaarheid van de projectleiders als over informatie met betrekking tot het project. In deze rol kun jij dan ook goed het belang inschatten van telefoontjes, post en email en handel je deze vaak zelfstandig af. Je verwerkt de inkomende correspondentie en verzorgt tijdig en correct de uitgaande correspondentie. Tot slot verzorg en ondersteun je bij (digitale) administratieve archivering van een project.

Je denkt vanuit jouw expertise volop mee, hebt interesse in de inhoud van de projecten en je bent gericht op het ondersteunen van de projectleiders.

FUNCTIE EISEN-/ WENSEN:

• Je hebt een MBO werk – en denkniveau, bij voorkeur het secretaressediploma (tenminste MBO – niveau 3)
• Je hebt tenminste 5 jaar ervaring als managementsecretaresse
• Je hebt affiniteit met projecten binnen een gemeente
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Je beschikt over ruime digitale vaardigheden (Office pakket)
• Je kunt goed samenwerken in een team van secretaresses, dit ter onderlinge vervangbaarheid
• Je beschikt over een gezond relativeringsvermogen en verder ben je flexibel, proactief en accuraat
• Je gaat integer om met vertrouwelijke informatie

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of eventuele belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Salarisindicatie.