Interim Project Management Ondersteuner (PMO) #KRTZ6832958

Opdracht omschrijving

Als project management ondersteuner (PMO) werk je in het cluster Modernisering. Samen met het projectteam/ontwikkelteam komen projecten tot een goed einde, jij ondersteunt en regelt het!

Daarom kies je voor een opdracht als PMO:

• Ondersteunen en regelen van dagelijkse operationele zaken binnen projecten.
• Projectondersteuning in een complexe omgeving: lange doorlooptijd, omvangrijke investeringen en samenwerken met meerdere collega’s en externe (internationale) stakeholders.
• Een productgroep is end to end verantwoordelijk, je maakt het als PMO van begin tot eind mee!
• Je leert en krijgt ruimte om ervaring op te doen met ‘ Agile werken’.

Dit ga je doen
Als project management ondersteuner ben je de rechterhand van een of meer projectmanagers/productowners. Je biedt projectondersteuning aan de clusterleider en productowners in het cluster Modernisering door het, na uitleg/coaching, zelfstandig pro-actief uitvoeren van taken op terreinen als document control, projectadministratie, voortgangsbewaking van beheeraspecten, communicatie en signalering van (mogelijke) obstakels en vraagstukken. Daarnaast wordt meer algemene ondersteuning aan de afdeling PM geboden op het gebied van verbeteren van processen/manier van werken.
Jouw werkzaamheden bestaan grotendeels uit:

• Zelfstandig opstellen van agenda en verslagen voor projectteam en stuurgroep (actie en besluiten lijst).
• Projectmeetings voorzitten indien nodig.
• Projecten waarnemen in afwezigheid van Projectleider/Product Owner en indien nodig zelfstandig kunnen leiden.
• Allerlei werkzaamheden zoals projectinrichting, inkooporders maken en verwerken
• Proces bewaking: borgen dat alle deliverables worden opgeleverd. Project hygiëne is op orde.
• Controle op de standaard projectprocessen (issue, change en risico) en bewaken deadlines
• Pro-actief opstellen en bewaken actie/issue/risico lijsten en ophalen status in ontwikkelteams.
• Het mede opstellen van (voortgangs)rapportages en andere documenten (o.a. Risicoregister). Uitzetten en ophalen van informatie bij projectmanagers en stakeholders binnen en buiten de projectorganisatie.
• Readiness reviews voorbereiden.
• Dechargeren van projecten.
• Ondersteunen/opzetten van projectplanningen en resource planningen.
• Het inrichten en vastleggen van projectdocumentatie in Sharepoint conform de goedgekeurde document strategie.
• Inrichten en het beheer van een teamsite.
• Organiseren en faciliteren van diverse sessies en workshops (o.a. risicomanagement en evaluaties)
• Plannen, organiseren en faciliteren van projectbijeenkomsten en voorlichtingsbijeenkomsten
• Het zelfstandig uitvoeren van deeltaken binnen project/programma, denk aan aanvragen onttrekkingen, communicatie berichten.
• Bijdragen aan (verdere) professionalisering van de afdeling door o.a. deelname aan overleggen en kennissessies met collega’s in de keten; mede implementeren/borgen van processen/standaarden. Juiste projecten templates ontwikkelen en bewaken dat die ook worden gebruikt.

Eisen:

Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding bij voorkeur in een technische en of bedrijfskundige richting. Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring en bent daarin aantoonbaar succesvol.

Om deze functie succesvol in te vullen zien we graag onderstaande kennis en vaardigheden terug:

• In het bezit van Prince2 Foundation (Prince2 Practitioner is een pré).
• Aantoonbare kennis van MS Office Word, Excel en Powerpoint.
• Aantoonbare kennis van Sharepoint.
• Affiniteit met en/of kennis van PMO kennisvelden planning.
• Ervaring met inrichting en borging van tooling en processen in projecten op basis van de binnen de afdeling geldende standaarden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.

Het is een pré als je aan de volgende punten kunt voldoen:

• Ervaring met het werken in Europees/internationaal verband
• Affiniteit met materieel / techniek projecten
• Kennis van organisatie en processen

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie.