Opdracht omschrijving

Inhuuropdracht

Senior Projectondersteuner  (PMO)

• Locatie: regio Utrecht
• Startdatum: 1 juni 2023
• Einddatum: 1 juni 2024
• Verlenging: Ja, max. 2x 12 maanden
• Inzet: 28 tot 36 uur

Je ondersteunt de projectmanager en programmamanager. Het programma stuurt alle projecten aan en zorgt voor duidelijk inzicht in status van de projecten. Je rapporteert aan de programmamanager en de projectmanager.

Verantwoordelijkheden

Als Programma/Project Management Ondersteuner zorg je voor een goede en kwalitatieve projectadministratie van ICT projecten. Je bent verantwoordelijk voor de realisatie van een complex (sterk organisatorisch) project op het terrein van informatievoorziening. Je werkzaamheden zullen bestaan o.a. uit:

• Het geven van methodische ondersteuning op basis van PRINCE2 aan projectmanagers;
• Het verzamelen van voortgangsoverzichten en het signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen;
• Methodische ondersteuning geven voor projectmatig werken en/of Agile scrum aan programma- en projectmanagers;
• Zorgdragen voor de bewaking van de richtlijnen t.a.v. kwaliteitsmanagement voor de projecten/programma’s;
• Het inbedden van het issue- en risicomanagementproces binnen de projecten, waaronder wordt verstaan het begeleiden van risicoanalyse sessies en het registreren/bewaken van issues en risico’s conform vastgestelde criteria;
• Het assisteren van de projectmanagers bij het opstellen van het communicatieplan;
• Het voorbereiden van stuurgroepvergaderingen, het maken van de verslagen en monitoren opvolging van actiepunten;
• Zorgdragen voor (centrale) projectarchivering met inachtneming van de richtlijnen hiervoor;
• Het assisteren van de projectmanagers bij het opstellen van de projectplanningen en het bewaken hiervan;
• Het inbedden van het risicomanagementproces binnen de projecten;
• Het verzamelen van voortgangsrapportages en het signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen;
• Het ondersteunen in de financiële verslaglegging en het verwerken van facturen;
• Het bijhouden van de project agenda;
• Het organiseren van project meetings;
• Je maakt de verslagen en zorgt voor monitoring en opvolging van actiepunten;
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor de projectmedewerkers.

Afhankelijk van achtergrond en affiniteit wordt een passend project gezocht en besproken. Hier wordt gekeken naar inhoudelijke kennis en persoonlijk niveau. Junior, medior en senior worden op niveau ingeschat.

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op MBO, HBO of WO niveau;
2. In het bezit van minimaal een Prince2 Foundation certificaat;
3. In de afgelopen 1 – 10 jaar werkervaring als PMO-er binnen grote (1000+) organisaties;
4. In de afgelopen 8 jaar, minimaal 3 jaar werkervaring met programmamanagement ondersteuning, projectadministratie, projectfinanciën en -rapportages;
5. Werkervaring met (projectmanagement)software Principal Toolbox/Fortes Change Cloud of gelijkwaardig is een pre;
6. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie, zodat werkwijzen en procedures niet geheel onbekend zijn;
7. Je bent bij voorkeur IPMA-PMO en/of IPMA-D gecertificeerd;
8. In het bezit van een Prince2 Practitioner certificaat is een pre.

Vereiste competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid – Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk. 
• Organisatievermogen – Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij. 
• Klantgerichtheid – Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in. 
• Kwaliteitsgerichtheid – Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren. 
• Flexibel gedrag – Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden. 
• Samenwerken – Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

Ook kandidaten met geen overheid ervaring zijn welkom om te reageren. We hebben ook opdrachten bij commerciele bedrijven. We zullen de mogelijkheden bespreken op basis van kennis en achtergrond.