Interim Managementassistent #KRTZ0205960 | KROOTZ Interim & ZZP

Interim Managementassistent #KRTZ0205960

Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)

Gepubliceerd op 28 juli 2021
Reageren tot 5 augustus 2021
Bekeken
Reacties Zichtbaar voor PRO
Locatie Velsen-Noord
Start datum Zo snel mogelijk
Eind datum 1 januari 2022
Aantal uur 32 uur, 40 uur
Soort contract ZZP inhuur contract, Payroll contract
Opleidingsniveau MBO
ZZP tarief € 33 per uur
Branche Techniek | Engineering
Verlenging Ja

Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.

Opdracht omschrijving

In deze functie werk je binnen de afdeling Mechanical & Civil Engineering (MCE) van de afdeling Projects & Technical Consultancy (PTC), het interne projecten- en adviesbureau. De ruim 200 projectleiders, engineers en technisch specialisten van ons bureau leveren projectmanagement en diensten op basis van specifieke proces installatie en vaktechnische kennis.

Wat ga je doen?
Als Management Assistent voor de afdeling Mechanical & Civil Engineering ben je de rechterhand van de afdelingsmanager, maar ondersteun je ook de vier vakgroepmanagers en desgevraagd ook de overige medewerkers van de afdeling. Je bent in staat om verschillende werkzaamheden naast elkaar te verrichten en te schakelen tussen verschillende (wisselende) prioriteiten. Je beheert de agenda’s, bereidt vergaderingen voor, organiseert afdelingsbijeenkomsten, bent zorgvuldig en weet om te gaan met gevoelige informatie. Daarnaast probeer je zoveel mogelijk werk uit handen te nemen en proactief mee te denken om een ieder binnen de afdeling gevraagd en ongevraagd te ontzorgen. Dit doe je bijvoorbeeld door nieuwe medewerkers (administratief) wegwijs te maken, adminstratieve checks en wijzigingen uit te voeren en afspraken dusdanig in te plannen dat er ook rekening gehouden wordt met reistijd. Je bent servicegericht en je communiceert makkelijk met verschillende mensen. Je doet aan verwachtingsmanagement bij de mensen waarvoor je direct werkt en haalt er voldoening uit om deze verwachtingen te overtreffen.

Verantwoordelijkheidsgebieden / Kerntaken
Bereikbaarheid, zodat de bereikbaarheid van de afdelingsmanager gewaarborgd is.
– Staat contacten en relaties van de afdelingsmanager representatief te woord.
– Beoordeelt de prioriteit van binnenkomende contactverzoeken en stemt eventueel te ondernemen acties af met de
afdelingsmanager.
– Bewaakt de afhandeling van contactverzoeken conform afspraak.

Agenda-afspraken, zodat de afspraken van de afdelingsmanager passen in de agenda.
– Houdt overzicht over de agenda van de afdelingsmanager en beoordeelt de ruimte en mogelijkheden hierin.
– Beoordeelt afspraken en verzoeken, stemt prioriteiten en opties af met de afdelingsmanager.
– Past afspraken in in de agenda van de afdelingsmanager.

Vergaderingen, zodat vergaderingen en overlegmomenten goed gefaciliteerd zijn en de juiste stukken beschikbaar zijn.
– Bespreekt de bedoeling van vergaderingen met betrokkenen.
– Verzamelt benodigde informatie en zorgt dat stukken tijdig beschikbaar zijn voor de betrokkenen.
– Plant de vergaderingen en zorgt voor facilitaire voorzieningen.

Post, zodat poststukken en mails op de juiste wijze verwerkt en opgesteld zijn.
– Beheert en ordent het post- en mailverkeer van de afdelingsmanager.
– Bespreekt de acties die ondernomen moeten worden naar aanleiding van ontvangen post.
– Stelt routinematige mails en brieven op en stemt de inhoud ervan af.

Dossiers, zodat de volledigheid, juistheid en actualiteit van de dossiers van de afdelingsmanager gewaarborgd is.
– Heeft zicht op de aard en inhoud van de administratieve dossiers.
– Beheert dossiers en voert additionele activiteiten rondom de inhoud van dossiers in de praktijk uit.
– Bewaakt de volledigheid, juistheid en actualiteit van de dossiers.

 

Eisen waaraan je moet voldoen:

Om hierin succesvol te zijn heb je vanzelfsprekend een servicegerichte instelling en:
– Minimaal een relevante afgeronde opleiding op MBO- 3 niveau;
– Excellente communicatieve eigenschappen, zowel schriftelijke als mondeling in het Nederlands en Engels;
– Goede computervaardigheden, je bent bekwaam met PowerPoint, Word, Outlook, ervaring met SAP is een pré;
– Een uitstekend gevoel voor interne en externe verhoudingen en een servicegerichte instelling;
– Goede plannings-en organisatievaardigheden, ben je een najager, zorgvuldig en in staat zelfstandig te werken en eigen prioriteiten te stellen.

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

MUST: Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie.

Mail deze opdracht:
Deel deze opdracht:

Voor jou geselecteerde opdrachten

Locatie: Rotterdam    Uiterste reactiedatum: 23 sep 2021    Expertise: Recruiter
Locatie: Den Bosch    Uiterste reactiedatum: 23 sep 2021    Expertise: Recruiter
Locatie: Amsterdam    Uiterste reactiedatum: 20 sep 2021    Expertise: Lean consultant, Processpecialist, Consultant, Overig (Management & Consulting)
Locatie: Leeuwarden    Uiterste reactiedatum: 22 sep 2021    Expertise: HRM adviseur

Onze partners