Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Projectmanagement ondersteuning > Project secretaris
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de stukken die geagendeerd worden. Jij zorgt dat de stukken inhoudelijk en kwalitatief goed zijn en helpt de indiener om het proces goed te doorlopen. Je gaat met indieners in gesprek om uit te leggen hoe het proces in elkaar zit en wat er verwacht wordt. Je bent onderdeel van het beraad en doet hiervan dan ook de verslaglegging, daarnaast stel je de adviezen op die tijdens het overleg worden geformuleerd. Omdat het om adviezen gaat op ICT-gebied heb je kennis van deze materie. Voor medewerkers ben je een eerste aanspreekpunt voor vragen over het proces en inhoudelijke zaken over het beraad. Je signaleert problemen, doet hiervoor verbetervoorstellen en komt met nieuwe ideeën.
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en logistieke kant van een project maar ook voor de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van het projectmanagement. Het betreft ICT projecten, waarvoor het van belang is dat je de taal van ICT begrijpt.
De taken kunnen uit de volgende werkzaamheden bestaan:
• Het ondersteunen van het opstellen van rapportages.
• Het ondersteunen van inhuur- en offerteprocedures van ICT leveranciers.
• Het plannen en bewaken van de budgetten.
• Het op orde houden van het projectarchief en adequaat documentbeheer.
• Het ondersteunen in het opstellen en bewaken van de planning met specifieke aandacht voor afhankelijkheden en deadlines.
• Het begeleiden van review- en acceptatieprocessen.
• Het signaleren van risico’s en knelpunten en het adviseren van de projectleider/programmamanager hierin.
• Het organiseren van bijeenkomsten, verslaglegging van overleggen en het bewaken van actiepunten en besluiten.
• Het bewaken van het ICT voortbrengingsproces (zorgen dat alle stappen worden gevolgd).
• Beheren risicolog.
• Beheren stakeholdersmanagementplan/ communicatieplan.
De projectsecretaris heeft een pro-actieve inhoudelijk adviserende rol richting de projectmanager, onder andere over de beheersaspecten tijd, geld en kwaliteit.
Eisen:
o HBO werk- en denkniveau
o Ervaring binnen ICT georiënteerde organisaties
o Minimaal 2Â jaar ervaring als projectsecretaris voor grote ICT projecten
o Ervaring met voeren van secretariaat t.a.v. stukkenstroom en kwaliteitscontrole
o Ervaring en kennis binnen overheidsorganisatie
o Ervaring met annotatie van inhoudelijk stukken met sterk i-element
Gevraagde competenties
o Je hebt een stevige persoonlijkheid met overtuigingskracht
o Je weet op verbindende wijze om te gaan met weerstand of onbegrip
o Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
o Je bent flexibel: als de ene manier niet werkt, vind je een andere om het geregeld te krijgen
o Je bent analytisch sterk
o Je bent pro-actief en hebt een zelfstandige werkhouding
