Interim Document Controller #KRTZ8731930

Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)

Gepubliceerd op 1 mei 2020
Reageren tot 5 mei 2020
Bekeken Zichtbaar voor PRO
Reacties Zichtbaar voor PRO
Locatie Arnhem
Start datum Zo snel mogelijk
Aantal uur 40 uur
Soort contract Payroll contract
Opleidingsniveau MBO
Branche Industrie, Bouw | Vastgoed, Techniek | Engineering
Verlenging Ja

Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.

Opdracht omschrijving

Document Management is een belangrijk onderdeel van projectbeheersing en richt zich op het beheer van alle projectdocumentatie die door de Projectteams wordt geproduceerd en uitgewisseld tussen de organisatie en opdrachtnemers.

Omdat er nieuwe systemen worden ingevoerd, het aantal projecten blijft groeien én omdat er in 2020 enkele projecten in uitvoering zullen komen zijn we op zoek naar een Specialist Ondersteuning (SPO) Document Management.

Wat ga je doen?
• Je bent de ambassadeur en expert op het gebied van Document Management. Je kent het interne beleid, borgt de kwaliteit en je ondersteunt de projectteams in de vorm van advies en uitvoerende werkzaamheden;
• Je fungeert als dagelijks aanspreekpunt voor de projectteams: je stuurt bij waar nodig, voedt op en helpt Projectteamleden bij het vinden van de juiste oplossingen;
• Samen met de Document Management van andere clusters werk je aan uniformering van beleid en werkwijzen. Je stemt met elkaar af en draagt waar nodig bij aan de Document Management;
• Je voert kwaliteitscontroles uit waarbij je checkt of documenten volgens het Document Management beleid in het Projectdossier zijn gezet en stuurt bij waar nodig. Je rapporteert over de resultaten zodat er gericht verbeteringen kunnen worden doorgevoerd;
• Je bent Key User van het Document Management Systeem (DMS). Je traint (nieuwe) medewerkers en beantwoordt vragen van gebruikers. Je signaleert waar nodig systeemverbeteringen en overlegt met de Lead Document Management en Functioneel Beheerder over de mogelijkheden om verbeteringen te implementeren;
• Je bent proactief betrokken bij de documentuitwisseling met Opdrachtnemers met als doel dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je treft de nodige voorbereidingen (afstemming met de Document Manager van de Opdrachtnemer, aanmaken dummies, voorbereiden mappenstructuur), monitort de documentenstroom (toetsen op compliancy van de Opdrachtnemer, borgen van kwaliteit, rapporteren van rappeldata en issues) en begeleidt het reviewproces (aanmaken reviewworkflows, najagen deadlines);
• Wanneer projecten worden afgerond lever je een bijdrage aan de overdracht naar de beheersorganisatie;
• Waar nodig ondersteun je het voorbereiden en verwerken van (bulk)documentatie en andere uitvoerende werkzaamheden die op gebied van Document Management naar voren komen;
• Mocht het nodig zijn dan spring je bij binnen je eigen of andere clusters, bijvoorbeeld wanneer er veel werk ligt of er collega's afwezig zijn.

Wat verwachten wij van jou?
• Je beschikt minimaal over MBO+ werk- en denkniveau aangevuld met relevante werkervaring;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent resultaatgericht en werkt zorgvuldig en nauwgezet;
• Je bent proactief en zelfstandig, maar je kan ook goed samenwerken;
• Je kan omgaan met weerstand en weet collega's op positieve wijze mee te nemen en te overtuigen;
• Je durft je collega's aan te spreken op te behalen verbeteringen en gaat het gesprek hierover actief aan;
• Je hebt ervaring met het werken in projecten;
• Je hebt affiniteit met een technische omgeving en begrippen;
• Je hebt kennis van en ervaring met geautomatiseerde systemen en applicaties;
• Ervaring met applicaties zoals IFS, VISI, Documentum, Sharepoint en/of Meridian is een pré.

Let op: enige ervaring en affiniteit met document control in een voor de organisatie relevante (bouw) omgeving is echt noodzakelijk.

Mail deze opdracht:
Deel deze opdracht:

Voor jou geselecteerde opdrachten

Locatie: Amsterdam    Uiterste reactiedatum: 1 dec 2020    Expertise: UX designer, Overig (Design & Multimedia)
Locatie: Veenendaal    Uiterste reactiedatum: 2 dec 2020    Expertise: BI consultant, Overig (ICT - Data & Analyse)
Locatie: Veenendaal    Uiterste reactiedatum: 2 dec 2020    Expertise: Implementatie consultant, Overig (ICT - Projectmanagement), Consultant, Overig (ICT - Algemeen & Changemanagement), Overig (Management & Consulting)
Locatie: Veenendaal    Uiterste reactiedatum: 2 dec 2020    Expertise: Projectmanager ICT, Overig (ICT - Projectmanagement)

Onze partners