Opdracht informatie (Deze opdracht is verlopen)
Secretarieel > Bestuurssecetaresse, Secretarieel > Secretaresse, Secretarieel > Managementassistent, Secretarieel > Overig (Secretarieel)
Log in om een job alert te maken voor opdrachten binnen deze vakgebieden.
Opdracht omschrijving
Opdracht
Je gaat een gedeelte van de taken overnemen van de secretaresse en een gedeelte van de taken van de secretaresse van de kabinetschef. Als secretaresse ben je de spin-in-het-web, waarbij het voor jou heel normaal is om overzicht te houden. Je bent accuraat, werkt efficiënt en je kunt goed samenwerken. Je bent stressbestendig en je vindt het geen probleem als er op het laatste moment wijzigingen in de agenda moeten worden doorgevoerd. Je kunt goed prioriteiten stellen en je weet veel werk in weinig tijd af te ronden.
Taken:
- Je beheert de agenda van de chef van het kabinet en de plaatsvervangend chef;
- Je verzorgt felicitatiebrieven die de organisatie jaarlijks verstuurt aan (huwelijks)jubilarissen (zoals 60-jarige huwelijken en 100-jarigen) en mensen die een Koninklijke onderscheiding hebben gekregen;
- Je zorgt voor het inplannen van sollicitatiegesprekken, het reserveren van zalen en het aanmelden van bezoekers;
- Op vrijdag beheer je de mailbox en zorg je ervoor dat spoedeisende mails en agenda-verzoeken worden opgepakt.
- Je gaat de zogenoemde gemeente-bezoeken inplannen en zorgt ervoor dat deze lijst up-to-date blijft.
- Je pakt taken op in het brede taakveld van de secretaresse van de kabinetschef en de secretaresse.
FUNCTIE EISEN/ -WENSEN:
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of managementassistent;
- Een afgeronde opleiding als secretaresse of managementassistent;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of managementassistent;
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretresse binnen een overheidsorganisatie;
- Aantoonbare werkervaring met Ibabs en outlook
Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie en onderbouwing.
Geef ook in je CV het volgende aan:
Datum beschikbaarheid;
Hoeveel uur per week;
Vakanties of belemmeringen;
(concreet) Lopende sollicitaties/intakes;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salarisindicatie..
