Interim Bestuurssecretaresse #KRTZ5315282

Opdracht omschrijving

De bestuurssecretaresses van de gemeente werken binnen het team bestuursondersteuning. Als bestuurssecretaresse werk jij direct voor één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders. Binnen het team bestuursondersteuning werken bestuurssecretesses, bestuursadviseurs, bestuursondersteuners en medewerkers kabinet nauw samen aan de optimale ondersteuning van het college. Het huidige team bestaat uit zes bestuurssecretaresses, vier directiesecrataresses, zes bestuursadviseurs, twee bestuursondersteuners en twee medewerkers kabinet.

Opdracht
In verband met ziektevervanging zijn wij op zoek naar ervaren secretaresse voor een periode van 2 maanden met de optie tot verlenging.

Jouw uitdaging / werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor de directe secretariële ondersteuning van twee wethouders van de gemeente. Jij bent in staat om uiterst zorgvuldig, zelfstandig, professioneel en volledig digitaal ondersteuning te bieden aan één of meerdere bestuurders. Van jou verwachten wij dat jij flexibel en klantgericht bent en geen negen tot vijf mentaliteit hebt. Jij werkt in deze functie coöperatief en nauw samen met het college, jouw directe collega’s uit het team bestuursondersteuning, de ambtelijke organisatie en derden. Verder ben jij resultaatgericht, initiatiefrijk, communicatief vaardig en ben jij bereid te investeren in de organisatie, het team en jezelf.

De gemeente werkt volgens de richtlijnen van het RIVM. De werkzaamheden zullen dan ook grotendeels vanuit huis plaatsvinden.

Hoofdtaken

• Algemene secretariële dienstverlening (volledig digitaal) voor twee wethouders;
• Agendabeheer, e-mailbeheer, eventueel beheer facebookpagina bestuurder, afspraken maken;
• Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken;
• Behandelen van correspondentie;
• Voorbereiden – organisatorisch en administratief – van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Uitzetten van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten in de organisatie en voortgangsbewaking; toezien op voortgang en tijdige afhandeling van afspraken, klachten, meldingen en actiepunten; koppelt waar nodig terug;
• Signaleren en informeren van bestuur, directe collega’s en organisatie over voor partijen van belang zijnde zaken;
• Meedenken over het werkproces en bijhouden ontwikkelingen op het eigen vakgebied.

Eisen
1. Uiterlijk per 8 juli 2020 beschikbaar;
2. Van 8 juli tot 27 juli 2020 beschikbaar voor 36 uur per week en per 27 juli 2020 beschikbaar voor 32 uur per week;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeentelijke overheid;
4. Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau

Alle bovenstaande eisen zijn harde criteria eisen. Je dient alle gevraagde functie eisen te bezitten, alleen dan kunnen wij je verder meenemen in de selectie.

Graag ontvangen wij van jou het volledige CV omschreven in het NL en waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie. 

Geef ook in je CV het volgende aan:

Beschikbaarheidsdatum;
Hoeveel uur per week;
Vakantie;
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten of Salaris.