Directiesecretaris iCT #KRTZ6838769

Opdracht omschrijving

Opdrachtbeschrijving
Kwalificaties:
Voor de invulling van deze opdracht voldoet de directiesecretaris aan de volgende kwalificaties:
• De directiesecretaris maakt zich de inhoud van de onderwerpen snel eigen en weet deze goed te verwoorden in de verslaglegging. Slagvaardig, pragmatisch en zorgvuldig. Denk hierbij aan de wijze van aanleveren stukken voor het MT of de hoofddirectie. Is in staat collega’s hierin te begeleiden en adviseren (van de manier hoe stukken opgesteld moeten worden tot aan het aanleveren van de benodigde documenten). De ideale kandidaat beschikt over de volgende

Competenties:
– Nieuwsgierig en kritisch;
– Daadkrachtig, proactief en oplossingsgericht;
– Creatief;
– Kan prioriteiten stellen en is daarbij planmatig en gestructureerd;
– Weet goed en snel de weg te vinden in complexe omgevingen;
– Politiek bewust en organisatie-sensitief;
– Een verbinder met goede sociale en communicatieve vaardigheden.

Taken
• Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden van de MT-overleggen (denk aan verslaglegging maar ook bijvoorbeeld het begeleiden van en adviseren over aangeleverde vergaderstukken/conceptnota’s, op alle terreinen waar de directie voor verantwoordelijk is)
• Bevorderen van en toezien op de uitvoering van de genomen besluiten Voorbereiden van rapportages en presentaties. Mailboxbeheer en het (zelfstandig) afdoen van mails namens MT-leden, Daarbij wordt een inschatting gemaakt van de urgentie en politiek/bestuurlijke gevoeligheid
• De directiesecretaris fungeert als aanspreek- en informatiepunt met betrekking tot directie

Achtergrond opdracht
Voor de ondersteuning van het Managementteam (bestaande uit de directeur en tevens CIO, hoofd CIO-office, hoofd P&P en hoofd IVD) zijn we op zoek naar een directiesecretaris. De directiesecretaris verzorgt de ondersteuning van de vier MT leden in de breedste zin van het woord. Denk hierbij aan voorbereiding en verslaglegging van diverse vergaderingen (wekelijks) , follow-up van gemaakte afspraken, maar bijvoorbeeld ook ondersteuning en advies/ samenhang bij het maken en rapporteren van jaarplannen van de afdelingen (als uitwerking van jaarplan). Belangrijk is dat de directiesecretaris een persoon is, die pro actief handelt, gevraagd en ongevraagd kan adviseren, goed kan plannen en affiniteit heeft met IV-omgevingen. Pro-activiteit en snel de inhoud van het werkveld op hoofdlijnen eigen maken is een absolute must.

De kandidaat voldoet aan de volgende functie-eisen:
• Academisch werk en denk niveau
• Relevante werkervaring, het liefst binnen de rijksoverheid in IV-zware omgevingen.

Van de directiesecretaris wordt verwacht dat hij/zij het MT als het ware ontzorgt. Buiten de genoemde taken is er nog ruimte voor eigen initiatief. Daarom zoeken we een persoon die een goede bijdrage kan leveren deze functie verdere invulling te geven. Vanzelfsprekend in overleg met de MT-leden. De directiesecretaris wordt toegevoegd aan het CIO Office. Dit betekent dat hij-zij ook kan worden ingezet op deelprojecten of werkgroepen binnen de Directie.

– Academisch werk- en denkniveau
– Werkervaring binnen rijksoverheid is een eis
– Scrum Master Agile Scrum